Las instrucciones de llegada son lo que el huésped necesita para encontrar el alojamiento, entrar y quedarse: dirección, cómo llegar, cómo abrir, wifi y normas. Funcionan mejor en una sola página por reserva, en el idioma del huésped, que repartidas en varios mensajes. Así no hay que buscarlas en el chat del portal y los códigos de acceso pueden aparecer solo cuando toca.
Por qué fallan los mensajes
Lo habitual es escribir las instrucciones en el chat del portal: un mensaje con la dirección, otro con el código, otro con el wifi. Cuando el huésped llega, a menudo de noche y cansado, tiene que buscar entre mensajes en su móvil, a veces en un idioma que no es el suyo.
- Se escriben a mano en cada reserva. Y cada vez cambia un poco.
- Se pierden en el chat. Entre la confirmación, las preguntas y los avisos del portal.
- Los códigos quedan a la vista. En el historial de un chat que no controlas.
Qué debe tener la página
| Apartado | Qué incluir |
|---|
| Llegada y salida | Hora de entrada y hora límite de salida |
| Cómo llegar | Dirección, transporte público y aparcamiento |
| Cómo entrar | Portal, puerta y dónde están las llaves o el código |
| Wifi | Nombre de la red y dónde está la clave |
| Normas | Ruido, fiestas, mascotas, basura |
Escrita una vez para el alojamiento, sirve para todas las reservas. Cada huésped recibe la suya con sus fechas. Si cambias algo, como la clave del wifi o una norma, lo cambias en un solo sitio y llega a todas las reservas siguientes.
Los códigos de acceso, a su hora
Un código de la puerta enviado una semana antes está una semana circulando por un móvil. Lo prudente es que aparezca el día de llegada, a la hora de entrada, y no antes.
También conviene pensar quién más los ve. Si usas herramientas que redactan textos por ti, que el código no pase por ellas: el texto puede llevar un hueco y el código rellenarse solo en la página del huésped.
En el idioma del huésped
Las instrucciones son el texto que más se lee de toda la estancia, y se lee en el peor momento: al llegar. Si el huésped no entiende cómo abrir el portal, te va a escribir o llamar. Una página que se abre en su idioma ahorra muchas de esas consultas.
Escríbela pensando en alguien que no conoce la ciudad: qué parada de metro, qué calle, qué puerta. Una referencia visible, como el color del portal o el comercio de al lado, ayuda más que cualquier explicación larga.
Que caduque sola
- Sin cuenta ni contraseña. El huésped abre su enlace y ya está.
- Caduca después de la salida. Así el enlace no sigue abierto cuando el huésped ya se ha ido.
- Se puede anular. Si una reserva se cancela, el enlace deja de funcionar.
Cuándo no te hace falta
- Recibes en persona a cada huésped. Si entregas las llaves tú, basta con una hoja en el alojamiento.
- Tienes muy pocas reservas. Un mensaje bien escrito y guardado puede bastar.
- El portal ya cubre lo que necesitas. Si tus huéspedes no tienen problemas para llegar, no lo compliques.
Preguntas frecuentes
¿Qué deben incluir las instrucciones de llegada?
Hora de entrada y salida, cómo llegar, cómo entrar, wifi y normas. Todo en una sola página.
¿Cuándo enviar el código de la puerta?
Lo prudente es que el huésped lo vea el día de llegada, a la hora de entrada, y no antes.
¿El huésped necesita crear una cuenta?
No debería. Lo más cómodo es un enlace privado que se abre sin cuenta ni contraseña.
¿Qué pasa con el enlace después de la salida?
Conviene que caduque solo poco después de la salida y que se pueda anular si la reserva se cancela.
¿Cómo le hago llegar la página al huésped?
Con un enlace que envías tú, por ejemplo por el chat del portal donde reservó.
Cómo lo hacemos nosotros
En Hospeda escribes la llegada una vez en la ficha del alojamiento y cada reserva tiene su enlace privado: cómo llegar, cómo entrar, wifi y normas, en ocho idiomas y sin cuenta ni contraseña. Los códigos de acceso se guardan cifrados y la IA nunca los lee: escribe las instrucciones con huecos y el huésped ve el código en su página a la hora que toca. El enlace caduca tres días después de la salida y puedes anularlo cuando quieras.
Hospeda no escribe por ti a los huéspedes en los portales: el enlace lo mandas tú. Para que la reserva no se cruce con otra, en dobles reservas entre Airbnb, Booking.com y Vrbo.
