Un software para alquiler de furgonetas y coches tiene que cubrir todo lo que pasa entre la reserva y la devolución: la disponibilidad real de cada vehículo, el cobro y la fianza, el contrato firmado, el estado del vehículo al salir y al volver, y los papeles que tienen plazo. Si solo lleva un calendario, se deja fuera la mitad del trabajo.
El trabajo no está en el calendario
En una empresa de alquiler pequeña, la reserva llega por WhatsApp, por teléfono o por correo. Se apunta en una hoja de cálculo o en una libreta. Y así es como dos alquileres acaban en la misma furgoneta el mismo fin de semana.
Pero el calendario es lo fácil. Lo que más tiempo y dinero cuesta viene después: la fianza que nadie sabe si se liberó, el arañazo que el cliente dice que ya estaba, el contrato que hay que comunicar a tiempo y la multa que llega semanas más tarde.
Qué tiene que pasar en cada momento
| Momento | Qué tiene que quedar resuelto | Qué pasa si falla |
|---|
| Reserva | Disponibilidad real y precio total desde el principio | Solapes y quejas en el mostrador |
| Cobro y fianza | Alquiler cobrado y fianza registrada | Dinero pendiente y discusiones |
| Contrato | Firmado por las dos partes | Sin prueba de lo acordado |
| Entrega | Fotos, daños, kilómetros y combustible | Daños sin pruebas |
| Comunicación de datos | Enviada dentro de plazo | Un incumplimiento que no ves venir |
| Devolución | Comparada con la entrega, fianza liberada o cobrada | Reclamaciones |
| Multas | Conductor identificado a tiempo | Una sanción más para ti |
La reserva: disponibilidad real y precio total
- Calendario por vehículo. No por categoría ni por oficina: por matrícula. Es la única forma de que no se solapen dos alquileres.
- Bloqueos. Una furgoneta en el taller o pasando la ITV no se puede reservar. El bloqueo tiene que estar en el mismo calendario.
- Precio total desde el principio. Extras, kilómetros y seguro que aparecen en el mostrador generan quejas. El cliente debería ver lo que va a pagar antes de reservar.
- Reservas en tu web. Si el cliente reserva solo, te ahorras la conversación de ida y vuelta para preguntar si hay hueco.
Los papeles que tienen plazo
Dos obligaciones se olvidan con facilidad y no admiten retraso.
- La comunicación de los datos del contrato. El Real Decreto de registro documental e información de las actividades de hospedaje y alquiler de vehículos obliga a las empresas de alquiler de vehículos a motor sin conductor a transmitir los datos de cada contrato por vía telemática. Debe hacerse de inmediato y, como máximo, en 24 horas desde que se formaliza o cancela la reserva o el contrato, y desde que empieza el servicio. Entre los datos están los del conductor principal y del segundo conductor, con su permiso de conducir.
- La identificación del conductor en las multas. En las multas de Tráfico, la DGT da 20 días naturales desde el día siguiente a recibir la comunicación para identificar al conductor. Una empresa de alquiler sin conductor puede aportar la copia del contrato de arrendamiento en lugar de la del permiso.
Lo que cambia las cosas no es saber que existen, sino ver cada plazo a la vista antes de que venza.
La entrega y la devolución, documentadas
La fianza se discute cuando el estado del vehículo no quedó registrado al salir. Lo que conviene documentar en cada entrega y cada devolución:
- Fotos guiadas. Siempre los mismos ángulos, para poder comparar.
- Plano de daños. Dónde está cada golpe o arañazo que ya existía.
- Kilómetros y combustible. Anotados en el momento, no de memoria.
- Firma de las dos partes. En el móvil, en la propia campa.
Lo que conviene preguntar antes de elegir
- ¿Cobra comisión por reserva? Con márgenes ajustados, un porcentaje por alquiler pesa.
- ¿El dinero pasa por ellos? Mejor que alquileres y fianzas entren directamente en tu cuenta.
- ¿Hay permanencia o coste de alta? Para probarlo sin riesgo, ninguna de las dos.
- ¿Los datos de tus clientes son tuyos? Si las reservas entran por un portal, el cliente es del portal.
- ¿Quién decide si hay daños? Una herramienta puede proponer; la decisión debería ser tuya.
Cuándo no te hace falta
- Tienes uno o dos vehículos. Con pocos alquileres al mes, una agenda y un buen protocolo de fotos bastan.
- Solo alquilas a largo plazo a clientes fijos. Sin rotación diaria, el problema de solapes y entregas casi no existe.
- Ya tienes un sistema que lo cubre todo. Si reservas, fianzas, entregas y plazos ya están resueltos, cambiar solo añade trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un calendario y un software de alquiler?
El calendario solo dice qué vehículo está ocupado. Un software de alquiler también lleva el cobro, la fianza, el contrato, la entrega, la devolución y los plazos.
¿Sirve para varias oficinas?
Debería. Si el calendario es por vehículo, da igual desde qué oficina sale o a cuál vuelve.
¿Necesito tener web para recibir reservas online?
No necesariamente. Se puede publicar la web de reservas en tu dominio o en un subdominio, o crear una con tu marca.
¿Quién tiene que comunicar los datos de los contratos?
La empresa que alquila el vehículo sin conductor y quien intermedia en el alquiler. Si tienes dudas sobre tu caso, consúltalo con tu asesor.
Cómo lo hacemos nosotros
Vehicula es nuestra edición para empresas de alquiler de furgonetas, coches, 9 plazas y campers, con flotas de 5 a 30 vehículos y una o varias oficinas. Lleva la web de reservas en tu dominio o en un subdominio, con la disponibilidad real y el precio total; el cobro y la fianza en tu propia cuenta; el contrato firmado por las dos partes; la entrega y la devolución desde el móvil; las comunicaciones del contrato a tiempo, y cada multa con su plazo para identificar al conductor. El calendario va por vehículo, sin solapes, con bloqueos por mantenimiento o ITV.
Sin comisión por reserva, sin alta y sin permanencia. Lo pruebas 14 días gratis, sin tarjeta. Cómo cobrar y liberar la fianza sin discusiones, en la fianza en el alquiler de vehículos.
