Un recordatorio de pago es un mensaje breve que avisa a tu cliente de una factura que va a vencer o que ya ha vencido. Funciona mejor como secuencia: un aviso antes del vencimiento, otro poco después y varios más, cada vez más firmes, hasta que paga o responde. Cada uno con el número de factura, el importe pendiente, la fecha y una forma fácil de pagar.
Antes de vencer: el aviso que más se agradece
El primer recordatorio no reclama nada. Avisa. Sirve para tres cosas:
- Confirmar que la factura llegó. Si no la tienen, te lo dirán ahora y no el día 40.
- Llegar a la persona correcta. Si quien recibe el aviso no es quien paga, te lo reenviarán.
- Destapar dudas a tiempo. Un error en la factura se arregla mejor antes de que venza.
Una secuencia de ejemplo
Los días los ajustas tú a tus clientes. El orden y el tono son lo que importa.
| Momento | Tono | Qué incluye |
|---|
| Unos días antes de vencer | Amable | Factura, importe, fecha de vencimiento y cómo pagar |
| Poco después de vencer | Neutro | Que ha vencido y el enlace o los datos para pagar |
| Una semana después | Directo | Petición de una fecha de pago concreta |
| Dos semanas después | Firme | El plazo legal y, si los reclamas, intereses y 40 € |
| Un mes o más | Formal | Último aviso, con un plazo y el siguiente paso |
Qué debe llevar cada recordatorio
- Número y fecha de la factura. Para que la encuentren sin preguntar.
- Importe pendiente. Si hubo un pago parcial, lo que queda, no el total.
- Cómo pagar. Cuenta, referencia o enlace. Cuanto menos tenga que buscar, antes paga.
- A quién responder. Una dirección que alguien lea.
- Tu firma. La de tu empresa, siempre la misma.
Ejemplos de texto
- Antes de vencer. «Te recordamos que la factura F-0128, de 1.250 €, vence el día 15. Te dejamos abajo los datos para pagarla. Si hay algo que revisar, responde a este correo.»
- Después de vencer. «La factura F-0128 venció el día 15 y nos consta pendiente. ¿Nos indicas cuándo podréis pagarla?»
- Firme. «La factura F-0128 lleva dos semanas vencida. Según la Ley 3/2004, desde el vencimiento corren intereses de demora y 40 € de costes de cobro. Si la pagáis esta semana, no los reclamaremos.»
El último ejemplo solo vale si es verdad. No amenaces con lo que no vas a hacer. No es asesoramiento legal: si llegas al requerimiento formal, revísalo con tu asesor.
Errores que hacen que no se pague
- Escribir cada día. Agobia y deja de leerse. Con un correo al día por cliente, como mucho, sobra.
- Olvidar el siguiente paso. Una secuencia que se para a la mitad enseña al cliente que puede esperar.
- Cambiar de tono según el día. El cliente debe notar que el proceso es el mismo para todos.
- No apuntar las respuestas. Una promesa de pago sin apuntar es una promesa que nadie revisa.
Cuándo no te hace falta una secuencia
- Tienes pocos clientes y pagan solos. Un aviso antes de vencer basta.
- Cobras por domiciliación. El recibo se carga solo; solo tienes que vigilar las devoluciones.
- Un cliente grande con trato directo. A veces una llamada a tiempo hace más que cinco correos.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días antes del vencimiento envío el primer recordatorio?
Unos pocos días antes suele bastar para que lo tenga en cuenta sin olvidarlo. Lo importante es hacerlo igual con todos tus clientes.
¿Cada cuánto escribo después de vencer?
Lo bastante espaciado para no agobiar y lo bastante seguido para que no se olvide. Una semana entre pasos es un punto de partida razonable.
¿Puedo mencionar los intereses de demora en un recordatorio?
Sí, si de verdad los vas a reclamar. La Ley 3/2004 los reconoce desde el vencimiento, sin necesidad de aviso previo.
¿Qué hago si me responde que ya ha pagado?
Pide el justificante y compruébalo en el banco antes de enviar nada más. Mientras tanto, para la secuencia de esa factura.
¿Es mejor el correo o una llamada?
Para la secuencia, el correo, porque deja constancia de qué se envió y cuándo. La llamada sirve cuando nadie responde por escrito.
Cómo lo hacemos nosotros
En Puntual eliges la secuencia: cuándo escribir antes y después del vencimiento, de suave a firme, y qué pasos quieres aprobar tú antes de que salgan. La IA redacta cada correo con tu tono, pero la tabla de facturas, el total y los intereses los pone Puntual con tus datos. Los envíos salen en tu franja horaria y como mucho uno al día a cada cliente. Las respuestas llegan ordenadas a la Bandeja: quién dice que ha pagado, quién promete una fecha, quién tiene una duda y qué promesas se han incumplido.
Puntual está en lista de espera: una cuota al mes, sin comisión sobre lo cobrado y sin permanencia; publicaremos el precio al abrir el alta. Apúntate a la lista. Cómo ponérselo fácil a tu cliente para pagar, en cobrar por transferencia o Bizum desde un portal.
