Para reclamar una factura impagada a otra empresa, primero comprueba que la factura es correcta y que tu cliente la ha recibido. Después reclama por escrito y por pasos: un recordatorio amable, otros cada vez más firmes y, si no paga, un requerimiento formal con los intereses de demora y los 40 € de costes de cobro que fija la Ley 3/2004. Si aun así no paga, queda la vía judicial, con el proceso monitorio como opción más directa.
Antes de reclamar: comprueba tres cosas
- Que la factura es correcta. Importe, datos fiscales y número de pedido si tu cliente lo pide. Una factura con un error es la excusa perfecta para no pagarla.
- Que la ha recibido. Muchos impagos son facturas que se quedaron en un buzón que nadie lee. Pregunta a quién hay que enviarlas.
- Que ha vencido de verdad. Mira el plazo pactado. Si no hay pacto, la ley fija 30 días naturales desde la entrega o el servicio; lo explicamos en plazo legal de pago entre empresas.
Todo esto vale para clientes que son empresas o autónomos. Con particulares, la Ley 3/2004 no se aplica. No es asesoramiento legal: para un caso concreto, habla con tu asesor.
Los pasos, de suave a firme
- Recordatorio amable. Poco después del vencimiento. Número de factura, importe, fecha y cómo pagar. Sin reproches: muchos retrasos son despistes.
- Segundo y tercer recordatorio. Cada uno algo más directo. Pide una fecha de pago concreta.
- Contacto con quien decide. Si escribes siempre a la misma persona y no contesta, busca a quien aprueba los pagos.
- Requerimiento formal. Por un medio que deje constancia del envío y del contenido. Detalla la deuda, los intereses de demora y los 40 €, y da un plazo final.
- Vía judicial. Si no hay respuesta, el proceso monitorio u otra vía que te indique tu asesor.
Cómo escribir cada mensaje, en recordatorios de pago antes y después del vencimiento.
Lo que la ley te da desde el primer día de retraso
La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad dice tres cosas que conviene tener presentes al reclamar:
- La mora es automática. Según su artículo 5, el deudor entra en mora por no pagar en plazo, sin necesidad de aviso ni requerimiento.
- Intereses de demora. Los pactados en el contrato o, si no hay pacto, el tipo legal que se publica cada semestre en el BOE (artículo 7).
- 40 € de costes de cobro. Una cantidad fija que se añade a la deuda sin necesidad de pedirla expresamente, más los costes de cobro acreditados que la superen (artículo 8).
No estás obligado a reclamar los intereses ni los 40 €. Pero saber que existen cambia el tono de la conversación.
Si te propone pagar a plazos
Un acuerdo de pago suele ser mejor que un juicio. Ponlo por escrito: importe de cada plazo, fechas y qué pasa si se incumple uno. Según el artículo 6 de la ley, si se pacta un calendario de pagos y un plazo no se abona, los intereses y la compensación se calculan solo sobre las cantidades vencidas.
Apunta cada promesa de pago. Una promesa incumplida es el momento de subir el tono, no de empezar de cero.
El proceso monitorio, si no hay manera
El proceso monitorio de la Ley de Enjuiciamiento Civil sirve para deudas de dinero de cualquier importe, vencidas y exigibles, que se acrediten con documentos como facturas o albaranes. Para presentar la petición inicial no hace falta abogado ni procurador. Si se admite, se requiere al deudor para que pague en veinte días o explique por qué no debe.
Lleva la factura, los albaranes y todos los recordatorios que enviaste. Cuanto más ordenado esté el historial, más fácil es lo que viene después.
Cuándo no reclamar por tu cuenta
- Tu cliente está en concurso de acreedores. Esas deudas quedan fuera de la Ley 3/2004 y se rigen por su legislación especial. Habla con tu asesor.
- Hay una discrepancia de fondo. Si discute el trabajo o la cantidad, resuélvelo primero. Insistir más fuerte no arregla un desacuerdo.
- Tu cliente es un particular. Las reglas son otras y la Ley 3/2004 no se aplica.
- La cantidad no compensa el esfuerzo. A veces tu tiempo vale más que la factura. Decide con números.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que avisar al cliente antes de que corran los intereses de demora?
No. Según la Ley 3/2004, el deudor entra en mora automáticamente al no pagar en plazo, sin necesidad de aviso. Avisar, aun así, ayuda a cobrar.
¿Puedo reclamar los 40 € aunque la factura sea pequeña?
Sí. La ley fija una cantidad fija de 40 € de costes de cobro cuando hay mora, sin condicionarla al importe. Otra cosa es si te conviene pedirlos a ese cliente.
¿Necesito abogado para el proceso monitorio?
Para presentar la petición inicial, no. Si el deudor se opone, el procedimiento sigue otro camino y puede que entonces sí lo necesites.
¿Sirve el correo electrónico para reclamar?
Para los recordatorios, sí. Para el requerimiento formal conviene un medio que deje constancia del envío y del contenido.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar?
Depende del tipo de deuda y de tu caso, así que pregúntalo a tu asesor. En la práctica, cuanto antes reclamas, más fácil es cobrar.
Cómo lo hacemos nosotros
Puntual es nuestro módulo para cobrar facturas vencidas a empresas y autónomos. Subes tus facturas por CSV desde cualquier programa de facturación, o a mano, y cada una sigue su secuencia de reclamaciones por escrito, de suave a firme, con tu tono y firmando como tu empresa. Los pasos que marques esperan tu aprobación. Desde su portal, tu cliente te paga por transferencia o Bizum directamente a tu cuenta, promete una fecha o abre una duda, y cada respuesta llega ordenada a tu Bandeja. Próximamente: conexión directa con tu programa de facturación y lectura de facturas desde la AEAT.
Puntual está en lista de espera: una cuota al mes, sin comisión sobre lo cobrado y sin permanencia; publicaremos el precio al abrir el alta. Apúntate a la lista. Cómo se calcula lo que te deben de más, en intereses de demora y los 40 € de la Ley 3/2004.
