Para reclamar facturas vencidas necesitas tenerlas en un sitio, al día y con lo que queda por pagar. Hay tres maneras de llevarlas: exportar un CSV desde tu programa de facturación, conectar ese programa directamente o leerlas desde la Agencia Tributaria si tu programa las remite en modalidad VERI*FACTU. En Puntual, hoy funciona el CSV; la conexión directa y la lectura desde la AEAT son lo próximo.
Qué datos hacen falta de cada factura
- Número y fechas. De emisión y de vencimiento.
- Cliente y NIF. Para agrupar sus facturas y saber si es empresa, autónomo o particular.
- Un correo de contacto. Mejor el de quien paga que el de quien compró.
- Importe total y pendiente. Si hubo pagos parciales, lo que queda.
Sin estos datos, cualquier recordatorio sale incompleto o a la persona equivocada.
Hoy: CSV o a mano
Casi todos los programas de facturación exportan sus facturas a CSV. Es la forma más sencilla de empezar y no te obliga a cambiar de programa.
- Ventaja. Funciona con cualquier programa que exporte a CSV.
- Límite. Hay que volver a importar para que se actualicen las facturas y los pagos.
- A mano. Si son pocas facturas, puedes añadirlas una a una.
Próximo: conexión directa con tu ERP
El siguiente paso es conectar directamente los programas de facturación y ERP que tienen API, como Holded u Odoo. Las facturas nuevas y los cobros entrarían solos, sin exportar nada. Es lo que más tiempo ahorra cuando tienes muchas facturas al mes.
Qué es VERI*FACTU
El reglamento que fija los requisitos de los sistemas informáticos de facturación es el que la Agencia Tributaria llama también Reglamento VERI*FACTU. Admite dos modalidades:
- VERI*FACTU. El programa remite en línea a la AEAT los registros de todas las facturas que expide.
- No verificable. El programa guarda los registros en lugar de remitirlos.
Según las preguntas frecuentes de la AEAT, las facturas de la modalidad VERI*FACTU llevan un código QR y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», y quien las recibe puede cotejarlas con ese QR. Los plazos de aplicación los publica la AEAT en su sede; consúltalos allí, porque se han ido ajustando.
Próximo: tus facturas desde la AEAT
Si tu programa remite tus facturas en modalidad VERI*FACTU, la AEAT ya las tiene. Con un apoderamiento que nos des, Puntual las leerá desde allí, sin CSV y sin depender de que tu programa tenga API.
Un matiz importante: la AEAT recibe registros de facturas emitidas, no de cobros. Los pagos se seguirán apuntando en Puntual.
| CSV o a mano | Conexión con ERP | Desde la AEAT |
|---|
| Estado | Hoy | Próximo | Próximo |
| Qué necesitas | Exportar el CSV | Un programa con API | Facturas VERI*FACTU y un apoderamiento |
| Pagos | Al volver a importar | Solos | Se apuntan aparte |
Cuándo no necesitas nada de esto
- Tienes pocas facturas al mes. Añadirlas a mano es más rápido que cualquier conexión.
- Tu programa no exporta ni remite. Empieza a mano y valora cambiar de programa por motivos fiscales, no por el cobro.
- Solo facturas a particulares. Puntual no les escribe, así que no es para ti.
No es asesoramiento fiscal: qué modalidad te conviene lo decides con tu asesor.
Preguntas frecuentes
¿Qué es VERI*FACTU?
Es una de las dos modalidades del reglamento de sistemas informáticos de facturación. En ella, el programa de facturación remite a la Agencia Tributaria los registros de cada factura que expides.
¿Cómo sé si mis facturas son VERI*FACTU?
Las facturas de esa modalidad llevan un código QR y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
¿Mi programa de facturación sirve para Puntual?
Si exporta a CSV, sí, desde el primer día. La conexión directa con programas que tienen API, como Holded u Odoo, llegará después.
¿Leer las facturas desde la AEAT sustituye al CSV?
Solo en parte. La AEAT recibe los registros de las facturas emitidas en modalidad VERI*FACTU, no los cobros, así que los pagos se seguirán apuntando.
¿Qué pasa con las facturas a particulares?
Puntual no escribe a particulares. Aunque estén en tus datos, no reciben reclamaciones.
Cómo lo hacemos nosotros
En Puntual subes hoy tus facturas por CSV desde cualquier programa de facturación, o a mano. Al volver a importar, se actualizan y se apuntan los pagos. Puntual separa lo que está al día de lo vencido y cada factura sigue su secuencia de reclamaciones hasta que se paga. Lo próximo: la conexión directa con programas con API, como Holded u Odoo, y la lectura de tus facturas desde la AEAT con tu apoderamiento.
Puntual está en lista de espera: una cuota al mes, sin comisión sobre lo cobrado y sin permanencia; publicaremos el precio al abrir el alta. Apúntate a la lista. Qué hacer con cada factura que no se paga, en cómo reclamar una factura impagada a otra empresa.
